De ‘verborgen’ kosten van een webshop

Het starten van een webshop lijkt misschien een eenvoudige manier om online geld te verdienen, maar er zijn veel ‘verborgen’ kosten waar je rekening mee moet houden.

In dit artikel duik ik verder in de onverwachte uitgaven die van invloed kunnen zijn op je winst en de groei van je online onderneming.

Wat zijn deze onzichtbare kosten?

Veel ondernemers focussen zich in eerste instantie op de zichtbare kosten, zoals de initiële kosten voor bijvoorbeeld een design of logo.

Echter, er zijn tal van andere kosten die vaak over het hoofd worden gezien. Deze kosten kunnen aanzienlijk oplopen en een impact hebben op de winstgevendheid van je webshop.

Vaste en terugkerende kosten

Een aantal kosten die er altijd zijn om je webshop in ieder geval draaiende te houden.

• Domeinnaam en webhosting: Een domeinnaam is het webadres van je webshop, en webhosting zorgt ervoor dat je website op het internet staat.De kosten voor een domeinnaam variëren tussen de €0,50 en €50 per jaar, terwijl hosting kosten kunnen variëren van €5 per maand voor gedeelde hosting tot honderden euro’s per maand voor een dedicated server. Het is belangrijk om de verlengingskosten van deze diensten in de gaten te houden, want deze kunnen na de eerste contractperiode flink stijgen.
• SSL-certificaten: Een SSL-certificaat is essentieel voor de veiligheid van je webshop en de gegevens van je klanten. Een SSL-certificaat zorgt voor een versleutelde verbinding tussen de computer van de klant en jouw site. De kosten hiervan kunnen variëren van gratis tot honderden euro’s per jaar, afhankelijk van de aanbieder en de extra’s die je wilt. Sommige hostingproviders bieden een gratis SSL-certificaat aan.
• Webdesign: Naast de initiële kosten voor webdesign, moet je ook rekening houden met doorlopende ontwerpkosten. Denk hierbij aan het maken van banners, het aanpassen van logo’s en het oplossen van problemen met de gebruikersinterface. Het inhuren van een designer of developer kan nodig zijn, met uurtarieven van €75 tot €200.
• Onderhoud: Een webshop heeft regelmatig onderhoud nodig om optimaal te functioneren. Dit omvat het updaten van software, het oplossen van technische problemen, en het toevoegen van nieuwe functionaliteiten. De kosten voor onderhoud variëren van gemiddeld €50 tot €200 per maand.
• Betalingsverwerking: Online betalingen accepteren brengt kosten met zich mee. De kosten voor betalingsverwerking variëren afhankelijk van de gekozen provider en de betaalmethoden die je aanbiedt. Kosten kunnen variëren van een klein percentage per transactie tot een vast bedrag per maand, zeker als je online én telefonisch betalingen wilt verwerken. Een payment service provider (PSP) rekent doorgaans ongeveer €0,25 per iDeal transactie.
• Software en beveiligingsupdates: Het up-to-date houden van software en beveiliging is cruciaal voor de veiligheid van de webshop en de gegevens van je klanten. Soms zijn updates gratis, maar vaak moet je betalen voor nieuwe software of updates.
• Licenties en abonnementen: Vooral bij SaaS (Software as a Service) platforms zijn er doorlopende abonnementskosten. Deze kosten kunnen stijgen als je een uitgebreider pakket nodig hebt.

Variabele kosten

Deze kosten kunnen dus verschillen naarmate je webshop groeit en/of je wilt profesionaliseren.

• Fulfillment: Fouten bij de fulfillment kunnen duur uitpakken. Het verzenden van het verkeerde onderdeel kost niet alleen dubbele verzendkosten, maar kan ook leiden tot een slechte review en ontevreden klanten.
• Klantenservice: Het beantwoorden van telefoontjes van klanten, zeker bij grotere orders, kost geld. Het bieden van goede klantenservice is essentieel, maar kan kosten met zich meebrengen voor het aannemen en trainen van personeel, en voor de investering in support tools.
• Marketing: Om klanten naar je webshop te trekken, moet je investeren in marketingactiviteiten, zoals adverteren, social media en e-mail marketing.
• Productfotografie: Professionele productfoto’s zijn essentieel voor een aantrekkelijke webshop. De kosten voor productfotografie variëren afhankelijk van of je zelf foto’s maakt, een freelance fotograaf inhuurt of een design bedrijf inschakelt.
• Doorontwikkeling: De kosten voor het doorontwikkelen van je webshop, om bijvoorbeeld veranderingen op het gebied van SEO bij te houden, kunnen aanzienlijk zijn. Een maandelijkse uitgave van 5% tot 10% van de startkosten is realistisch als je serieus wilt groeien.
• Extra functionaliteiten: Het toevoegen van functionaliteiten zoals productfilters, meertaligheid, en geavanceerde zoekfuncties verhoogt de kosten.
• Verzendkosten en verpakking: De kosten voor het verzenden van producten en de benodigde verpakkingsmaterialen kunnen aanzienlijk zijn. De bezorgkosten zijn ongeveer €6 per order.
• Retourzendingen: Een soepel retourproces is belangrijk, maar kan extra kosten met zich meebrengen voor verzending en het opnieuw op voorraad leggen van producten.
• Content: Het creëren van kwalitatieve content, zoals goede SEO-teksten, is belangrijk voor de vindbaarheid van je webshop, maar kan tijdrovend en kostbaar zijn.

Kostenoverzicht

Om de kosten wat inzichtelijker te maken, volgt hier een tabel met een overzicht van de verschillende kostenposten:

/

Het belang van een goede keuze

Een goedkope webshop kan op het eerste gezicht aantrekkelijk lijken, maar kan op de lange termijn duurder uitpakken. 

Een onprofessionele uitstraling, een gebrek aan functionaliteiten en moeilijk onderhoud kunnen leiden tot een lagere klanttevredenheid en minder omzet. 

Het is daarom essentieel om een balans te vinden tussen kostenbesparing en het waarborgen van de kwaliteit en functionaliteit van je webshop.

Open source versus SaaS

Bij het kiezen van een webshop platform is het belangrijk om te overwegen of je een open source platform of een SaaS (Software as a Service) platform wilt. 

Open source platforms bieden meer flexibiliteit en maatwerk, maar vereisen vaak meer technische kennis. SaaS platforms zijn vaak makkelijker in gebruik, maar kunnen beperkingen hebben en extra kosten met zich meebrengen voor add-ons en plug-ins.

Tips om kosten te besparen

• Begin klein: Start met de minimale middelen die nodig zijn om je webshop efficiënt te laten draaien. Je kunt later altijd upgraden als je groeit.
• Transparante prijzen: Kies een hosting provider met transparante prijzen en vermijd verborgen kosten.
• Wees alert op aanbiedingsprijzen: Let goed op de voorwaarden van de aanbiedingsprijzen, deze gelden vaak maar voor een korte periode.
• Kies de juiste software: Overweeg of een open source of een SaaS platform het beste bij je behoeften past. Woocommerce is bijvoorbeeld een gratis plugin voor WordPress waarmee je een webshop kunt bouwen.
• Investeer in kwaliteit: Hoewel het misschien verleidelijk is om kosten te besparen op bepaalde gebieden, is het belangrijk om te investeren in de kwaliteit van je webshop, zoals professionele fotografie, een gebruiksvriendelijk ontwerp en goede klantenservice.
• Denk in tijd: Een kwartier (extra) besteden om een gebruikte doos op te knappen, zodat je 1 euro bespaart op verpakkingskosten.

Mijn mening is:

De verborgen kosten van een webshop kunnen aanzienlijk zijn en een grote invloed hebben op het succes van je webwinkel. 

Door je bewust te zijn van deze kosten en een weloverwogen keuze te maken, kun je onverwachte uitgaven voorkomen en je webshop succesvol laten groeien. 

Ik ben benieuwd of jij hier ook al aan gedacht had, of nu je al wat verder bent met je webshop wat voor jou de grootste kostenpost is waar je (in 1e instantie) niet aan gedacht had.

Kostenpost	Type	Frequentie	Gemiddelde kosten
Domeinnaam	vast	jaarlijks	€0,50 – €50
Webhosting	vast	maandelijks	€5 – honderden euro’s per maand
SSL-certificaat	vast	jaarlijks	Gratis – honderden euro’s
Webdesign	vast	per uur / project	€75 – €200 per uur
Onderhoud	vast	maandelijks	€50 – €200
Betalingsverwerking	vast	per transactie	Variabel (bijv. €0,25 per iDeal transactie of een percentage per transactie)
Software- en beveiligingsupdates	vast	variabel	Afhankelijk van de benodigde updates. Soms gratis, soms betalend
Licenties en abonnementen	vast	maandelijks	Maandelijks/Jaarlijks Afhankelijk van het type platform
Fulfillment	variabel	per order	Afhankelijk van fouten en verzendkosten
Klantenservice	variabel	maandelijks	Afhankelijk van personeelskosten en supporttools
Marketing	variabel	maandelijks	Afhankelijk van gekozen marketingactiviteiten
Productfotografie	variabel	per product	Afhankelijk van de gekozen methode (zelf, freelance, of een bedrijf)
Doorontwikkeling	variabel	maandelijks	5% – 10% van de startkosten
Extra functionaliteiten	variabel	doorlopend	Afhankelijk van de complexiteit van de functionaliteit
Verzendkosten en verpakking	variabel	per order	Gemiddeld €6 per order
Retourzendingen	variabel	per retour	Afhankelijk van de retourkosten
Content	variabel	per project	Afhankelijk van type content (teksten, afbeeldingen, video’s)
Tijdverspilling	variabel	per actie	Afhankelijk van de waarde van je tijd versus de besparing