Als ondernemer heb je steeds vaker te maken met digitale overheidsdiensten die niet meer met DigiD werken. eHerkenning is het zakelijke equivalent: een inlogmiddel waarmee je namens je bedrijf inlogt bij de overheid. Voor webshop-eigenaren wordt het al snel relevant zodra je zakelijke btw-aangifte doet of gebruik maakt van UWV of RVO.
Wat is eHerkenning precies?
eHerkenning is een digitaal inlogmiddel voor ondernemers en bedrijven. Waar particulieren DigiD gebruiken, gebruik je als ondernemer eHerkenning om in te loggen bij overheidsdiensten zoals de Belastingdienst (voor zakelijke aangiften), UWV en RVO.
Het systeem werkt met betrouwbaarheidsniveaus: hoe gevoeliger de dienst, hoe hoger het vereiste niveau. Elk niveau vraagt om sterkere authenticatie.
Welk niveau heb je nodig?
eHerkenning kent vier niveaus: EH1 t/m EH4. Voor de meeste overheidsdiensten die voor webshops relevant zijn — zoals de Belastingdienst voor zakelijke btw-aangifte en vennootschapsbelasting — is EH3 de standaard.
Controleer altijd bij de specifieke dienst welk niveau vereist is. De overheid heeft dit per dienst aangegeven op haar websites, maar niveauvereisten kunnen wijzigen. Verifieer dit via de officiële kanalen voordat je een aanvraag start.
Hoe en waar vraag je het aan?
eHerkenning is niet rechtstreeks bij de overheid aan te vragen. Je koopt het bij een erkende eHerkenningleverancier. Voorbeelden van erkende leveranciers zijn DigiD-achtige partijen zoals Signicat, KPN, QuoVadis en anderen die op de erkende leverancierslijst staan (te vinden via eherkenning.nl).
Het aanvraagproces verloopt globaal als volgt:
- Kies een leverancier en een passend niveau (vrijwel altijd EH3).
- Dien de aanvraag in met je KVK-nummer en persoonsgegevens.
- Identificeer je via een identiteitscontrole (afhankelijk van de leverancier: app, videocall of postzegel).
- Ontvang je eHerkenningsmiddel en activeer het.
Doorlooptijd: reken op enkele werkdagen tot een week, afhankelijk van de leverancier en de gekozen identificatiemethode.
Kosten: eHerkenning is niet gratis. Je betaalt een jaarlijkse vergoeding, doorgaans tussen de €15 en €45 per jaar afhankelijk van het niveau en de leverancier. Vergelijk leveranciers op prijs en gebruiksgemak.
Eenmanszaak of bv — maakt dat verschil?
Ja, dat maakt verschil. Bij een eenmanszaak ben jij zelf de eigenaar en handel je op eigen naam. Bij een bv ben je werknemer en/of bestuurder van een rechtspersoon.
In beide gevallen is het KVK-inschrijvingsnummer de basis van de aanvraag. Zorg dus dat je bedrijf correct staat ingeschreven bij de KVK. Heb je dat nog niet gedaan of wil je dit controleren? Lees dan eerst hoe inschrijven bij de KVK werkt.
Bij een bv is het ook mogelijk om eHerkenning met machtigingen te regelen: je kunt medewerkers of een boekhouder machtigen om namens het bedrijf in te loggen, zonder dat ze jouw persoonlijke inlogmiddel gebruiken.
Wanneer heb je het nodig als webshop?
Niet elke webshop heeft eHerkenning direct nodig. Het wordt verplicht zodra je:
- Zakelijke btw-aangifte doet via het portaal van de Belastingdienst (via Mijn Belastingdienst Zakelijk).
- Gebruik maakt van portalen van UWV (bij personeel) of RVO (subsidies, vergunningen).
- Andere overheidsdiensten gebruikt die eHerkenning vereisen.
Als je btw-aangifte via een boekhouder of accountant laat doen, vraag dan of zij dit namens jou afhandelen via een machtiging. Zo hoef je zelf geen eHerkenningsmiddel aan te schaffen.
Overigens sluit eHerkenning naadloos aan op je btw-regels uitgelegd, want zakelijke btw-aangifte is precies het moment waarop je dit nodig hebt. En als je net begint, lees dan het overzicht in een webwinkel beginnen voor een breed beeld van alle stappen — inclusief de juridische eisen voor je webshop die je sowieso op orde moet hebben.
Tip
Vraag eHerkenning aan voordat je het nodig hebt. De Belastingdienst stelt deadlines voor aangiften; als je dan ontdekt dat je nog geen eHerkenning hebt, mis je misschien de termijn. Plan de aanvraag in als onderdeel van je opstarttaken.
Heb je vragen over welk niveau jij nodig hebt, of wil je ervaringen vergelijken met andere webshop-eigenaren? Bespreek het in de WebwinkelCommunity — andere leden weten precies welke leverancier het best werkt voor hun situatie.